Deverá ser convocada, anualmente, uma Assembléia Geral Ordinária, para aprovação das contas do exercício findo, eleição do Corpo Diretivo do Condomínio e aprovação de previsão orçamentária para o exercício que se inicia.

As Assembléias Gerais Extraordinárias serão convocadas para discutir assuntos que o Síndico julgue importantes, tantas vezes quanto forem necessárias.
 
O Síndico deverá solicitar as convocações de Assembléias, com antecedência de 20 (vinte) dias, evitando com isso, atraso quanto aos prazos de distribuições dos editais.

Quanto à ordem do dia, o Síndico deverá resolvê-la juntamente com seu assistente, que estará apto a orientá-lo sobre a melhor forma de ordenar os diversos itens. Será, então, emitido edital de convocação, no qual constará dia, hora e local de realização da Assembléia.

O assistente comparecerá às Assembléias Gerais, em condições de orientar os condôminos sobre os itens da ordem do dia, lavrando a ata em livro próprio e providenciando a distribuição de cópia da mesma, a todos os condôminos.

EMISSÃO DOS RECIBOS

O assistente providenciará todos os meses, para o dia de vencimento estipulado pela Assembléia, rateio da previsão orçamentária e outras verba aprovadas, de acordo com as proporções determinadas em Convenção, cabendo ao Síndico, até 15 dias antes da data de vencimento do condomínio, informar ao assistente sobre a necessidade de verba extra, na eventual realização de serviços não previstos no orçamento do edifício. O assistente orientará o Síndico a aprovar uma previsão orçamentária anual, onde poderão ser encaminhados aos condôminos os boletos referentes aos 6 (seis) primeiros meses, permitindo com isto que os moradores antevejam suas despesas e façam mais facilmente seu orçamento doméstico.

A Assembléia poderá delegar poderes ao Síndico para determinar, dentro de certos limites, a arrecadação mensal do condomínio. Quando isto ocorrer, o Síndico deverá fornecer os dados ao assistente, também até 15 dias antes da data de vencimento do condomínio.

Neste caso, o assistente estará em condições de orientar o Síndico sobre os valores necessários para suprir o caixa do condomínio de verba suficiente para pagamento das despesas ordinárias.

Cada condômino deverá fornecer à administradora, endereço para recebimento de correspondência, através de carta, fax ou e-mail ou preenchimento de formulário em poder do zelador.

Aconselhamos aos condôminos que recebam sua correspondência, no próprio edifício, evitando com isso eventuais extravios ou atrasos no correio, ou do recebedor da mesma em endereço diverso ao edifício.
 

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Como a data de vencimento do condomínio pode ser estipulada pela Assembléia Geral, as prestações de contas serão efetuadas no período de 30 dias subsequentes à data da arrecadação.

Nossos relatórios de prestação de contas são de fácil entendimento para todos os moradores, além de possuírem sempre 2(dois) gráficos: um na forma de pizza que demonstrará em porcentagem a relação das despesas do período relativo à prestação de contas e, outro, de barras, comparando em reais (R$) as despesas de cada item com os meses anteriores, conforme exemplos abaixo.

Todos os meses, entre os dias 20 e 25 do mês subsequente, serão elaborados balancetes mensais de prestação de contas, dos quais deverão constar todas as receitas e despesas realizadas durante o período anterior, assim como pasta com os documentos comprobatórios dos pagamentos efetuados, através de protocolo.

O Síndico deverá verificar os documentos e sanar eventuais dúvidas junto ao assistente, encaminhando, então, a pasta, aos membros do Conselho Consultivo que devem conferi-la e devolvê-la à administradora, no menor prazo possível.

As observações ou dúvidas do Conselho Consultivo, deverão ser anotadas na própria pasta, as quais serão esclarecidas pelo assistente, quando da devolução da mesma. Esta verificação por todos os membros do Corpo Diretivo do condomínio, não deverá exceder 30 dias, facilitando o acerto de eventuais falhas de lançamento.

Estas pastas serão arquivadas pela administradora e apresentadas na Assembléia anual de aprovação de contas, já com o parecer dos membros do Conselho Consultivo, simplificando a aprovação das contas do Síndico.

Mensalmente será divulgada a todos os condôminos, a relação de inadimplentes, juntamente com o balancete mensal de contas. O setor de cobrança da administradora encaminhará carta ao condômino responsável pelo débito em aberto, nos primeiros 5(cinco) dias de cada mês, solicitando que o mesmo apresente comprovante quitado (caso tenha havido extravio de crédito) ou efetue o pagamento, o mais rapidamente possível, com os devidos acréscimos legais. No caso de atraso de pagamento superior a 60 (sessenta) dias, é aconselhável que o Síndico se comunique com o assistente, autorizando ou não, o ajuizamento da competente ação judicial de cobrança.